vendredi 21 novembre 2014

Compte rendu réunion du 19/11


REUNION DU 19 NOVEMBRE 2014

ORDRE DU JOUR : ORGANISATION DU BUREAU (Lignes directives pour 2015) + MARCHE DENOEL + Informations diverse

Sont présents :
Bureau : LEFEBVRE Béatrice, CARPENTIER Michel, CANDELA Paul,THERY Sandrine, PEYRARD Patrick, GANNIO Sylvie.
Adhérents : Sylvie (pharmacieBastide), Jean-Pierre Santoro (Animateur) 

ORGANISATION DU BUREAU

Afin de structurer, permettre à chacun de pouvoir s’exprimer, pouvoir s’organiser, et de
se répartir les différentes charges inhérentes au fonctionnement de l’Association : les
administrateurs deviennent des tuteurs.

A ce jour, l’ASCA a enregistré 29 adhésions dont 10 administrateurs élus.

Chaque administrateur s’occupera de 2 à 3 adhérents (répartition en annexe). Ces derniers seront en charge d’aller à la rencontre des adhérents au minimum 1 fois par mois pour prendre des nouvelles, des infos, parler de la pluie et du beau temps, etc... Il sera en charge également d'aller récupérer et/ou de transmettre des documents nécessaires au fonctionnement de l'Association. Les informations récoltées mensuellement seront transmises à la secrétaire qui est en charge d'en faire une synthèse rapide en introduction des réunions de l'association. 

Autre décision prise, nous allons changer le logo de notre association. En effet, il avait été créé un peu vite, et malheureusement il n’est pas lisible et de moyenne qualité. Mais
heureusement, nous avons la chance d’avoir PATRICK ! Nous avons donc lancé un appel
aux adhérents afin qu’il fasse un choix (rapide) sur 3 logos. Les résultats seront divulgués Mercredi 26 Novembre à 22 heures 53.

MARCHE DE NOEL DU 20 DECEMBRE (J – 30 JOURS) 

L’échéance approche à grands pas. A ce jour, nous avons 57 pré-réservations.
Suite à la réglementation très stricte des tombolas, nous avons renoncé à en organiser.
MAIS, nous organiserons un jeu « ACHAT GAGNANT » sur le même principe que les
tombolas. Il y aura toujours un lot familial pour 4 personnes, et des bons d’achats des
commerçants, artisans et professions libérales. La différence, c’est que nous allons
vendre au prix de 5 € : un calendrier associatif à l’effigie de notre association et
comportant nos publicités (visible donc toute l’année) + un sac de course malin flocké au
nom de l’Asca (sacs réutilisables à souhait). A l’intérieur de chaque objet se trouvera un
ticket, quelques un seront gagnants (les tickets gagnants seront d’une couleurdifférente). 

J’espère que tout le monde suit (j’essaie d’être claire pourtant). La fabrication des calendriers et des sacs est en cours (eh oui, déjà, mais si nous les voulons pour le Marché de Noël, nous devons prendre des décisions hatives).

De plus, suite à l’interdiction d’afficher nos évènements (de façon sauvage), nous ferons
faire des petits formats (A5) de l’affiche de Noël (elle est en cours) et irons promener dans les lotissements Serviannais. 

Tout est presque prêt (enfin je rigole). Nous avons encore énormément de choses à faire et toutes les bonnes volontés seront les bienvenues. 

DIVERS, Petites informations:

Même si cela fait longtemps que vous n’aviez pas reçu de news, les administrateurs ont
travaillé en amont pour l’association.

Ci-dessous quelques informations :
  • BANDEROLE : La Mairie de Servian prend à sa charge la fabrication de la banderole. Le devis a été envoyé (19/11/2014 à 17 h) à la mairie pour validation, à suivre (mais vous voyez que nous avançons...)
  • PLACE ARRET MINUTE : Toujours 3 places « Arrêt Minutes » (5 minutes réellement). La Mairie commande les panneaux de signalisation, délai de livraison 5 semaines. Donc mise en place Début 2015. 
  • CALENDRIER DES REUNIONS : Il est établit jusqu’à la fin du 1 er semestre 2015. Il sera en ligne sur le blog de l’association. 
  • MODIFICATION DU BUREAU : Etant donné qu’il y a eu un changement de présidence, nous devons faire les démarches (très nombreuses) administratives nécessaires. Nous avons un délai de 3 mois pour les faire. C’est la secrétaire qui en est chargée. 
  • ENQUETES AUPRES DES SERVIANNAIS : Sylvie Bastide et Béatrice avait travaillé longuement sur l’enquête que nous souhaitons faire auprès des Serviannais. Ce projet n’avait pas encore aboutit car nous avions un soucis de point de collecte. Ce problème est désormais réglé. L’enquête va être imprimée et distribuée dans Servian en même temps que les affichettes pour le Marché de Noël (d’une pierre deux coups et oui, c’est cela l’Asca). 
  • SLOGAN : Béatrice avait demandé à plusieurs reprises que nous trouvions une phrase d’accroche (un slogan) pour l’Asca. Nous sommes toujours en attente, et avons peu de piste, alors n’hésitez pas, si vous me lisez jusqu’au bout, envoyez votre idée.
Prochaine réunion de travail

Le Lundi 08 Décembre 2014 à 19h30 au Carré d’As
Rappel : Tous les adhérents sont les bienvenus...


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