Compte rendu réunion du 8 Avril

REUNION DU 08 AVRIL 2014

ORDRE DU JOUR

PAQUETTES DE L’ASCA DU LUNDI 21 AVRIL 2014

Sont présents :
Bureau: CARPENTIER Michel, LEFEBVRE Béatrice,CANDELA Paul, THERY Sandrine, PASCAL Julien.

Adhérent: Julie (Espace Fleuri)

Prochain évènement : J-13

«LES PAQUETTES DE L’ASCA» Coordination: Michel

1) Point sur les ventes de tickets de tombola

Les ventes de tickets ont commencées, mais on ne peut pas dire que ce soit l’euphorie !!! Les carnets de tickets de tombola ont été divisés afin de multiplier les points de vente.

L’A.S.C.A. s’engage pour les prochains évènements avec Tombola à mettre à la vente des tickets de tombola dans l’ensemble des commerces adhérents (pour ceux évidemment qui le souhaitent).

2) Point sur les pré-réservations des repas

Elles sont peu nombreuses (3 pré-réservations !!!), il semblerait que les Serviannais ne soient pas habitué à ce système. Après discussions, nous ferons donc comme toutes les associations, nous tablerons notre effectif sur 200 personnes.

3) Affichage

Les administrations sont faites, reste encore beaucoup des commerces et les différentes associations. Michel, Julie et Pascal s’occupent de motiver les troupes !

4) Enigmes, parcours et autres

Elles restent encore à trouver (de 12 à 15 énigmes).

Le parcours de 19,300 km a été testé par Julie en VTT en 1h30 (vitesse rapide) et par Michel en voiture (qui n’a pas mis 1h30). Le parcours ne comporte pas de danger, il s’effectuera en grosse majorité sur des chemins de terre. Nous mettrons une équipe sur 2 croisements particuliers mais non dangereux. Ce parcours est faisable par des enfants de 10 ans et plus ayant une bonne pratique du sport.

A tout moment, il y a des possibilités de prendre des traverses pour rentrer plus vite (cela, évidemment, sera considéré comme un abandon). Un plan détaillé et plastifié sera distribué le jour du départ. Le flêchage aura été fait la veille.

En parallèle et au même moment s’effectuera le départ des petits avec circuit plus court (place du marché + place du monument au mort). Ils devront également chercher des rebus dans les commerces et ensuite partir dans le parc de la Treille faire la chasse aux oeufs.

Des animations (stands de jeux multiples) seront organisées sur la place du Marché pour ceux qui ne feront pas de parcours.

Les enfants qui effectueront le grand parcours pourront le faire seuls mais avec une décharge parentale obligatoire.

5) Programme à diffuser sur le blog

Paul prépare le programme qui sera diffusé rapidement sur le blog et dans les commerces.

Afin que cet évènement soit une réussite, nous allons demander de l’aide aux différentes associations afin de créer une dynamique. Nous souhaiterions associé l’Amicale Servianaise de Danse, le Moto Country Club Serviannais, Art & Culture, le Comité des Fêtes, l’E.S.B., et toutes les autres qui le souhaiteraient. Le Président sollicitera ces associations qui seront invité à notre dernière réunion de travail : «les derniers préparatifs des Pâquettes de l’A.S.C.A.».

Prochaine réunion de travail :

Le jeudi 17avril2014 à 19h30 (Salle Molière)

Rappel : tous les adhérents sont les bienvenus …